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从装修说起——项目管理这件小事

2019-09-23 09:4588

作者 | 蓝国卉

前 言

项目这两个字,乍一听是个宏观事物。它让人联想到的是互联网产品的开发、大型基建工程、制造航天飞机等等。说起管理,许多人也会觉得领导要考虑的玄学,似乎和底层搬砖没多大关系。但通过PMP的学习,我们可以发现:生活处处是项目,人人皆可去管理。下面就从装修说起,聊一聊项目管理这件小事。

案 例

小A今年刚买了套房子,预备翻修为婚房,前后经历了以下过程:

01

和父母开会讨论,说明装修是为了结婚做准备;同时随着人工费的增长,尽早装修有利于节约成本;另外,哪怕装修了自己不马上住,也可以出租给别人降低房屋空置率,回收买房成本。父母最终同意了翻修。

编者:

这个过程在项目管理中称为商业论证,用于论述项目可行性。它严格来讲是项目前期阶段,不包含在项目管理过程中,但它是启动项目的必要条件。

02

小A火速完成了装修大纲,包括能筹到的资金数额、房子里需要翻修的地方、啥时能装好,万一进度超过婚期怎么办等条目。他将这些条目汇总到一张A4纸上,父母看过后大手一挥“靠谱,我们老了也操不动这心,这事你来管吧!”

编者:

这个过程在项目管理中称为制定项目章程。你可别小看这个过程,只有章程被批准,小A才能获得资金使用的权限,控制装修过程。此刻开始,小A就是装修婚房的项目经理,我们的项目正式启动。

03

听说新政策下环保建材有优惠折扣,小A和妻子结合了预算,决定采用北欧风格。他们邀请了设计师朋友,坐在一起热烈地讨论起来,卧室给掏个壁橱,厨房能够钉个储物架,墙纸得换一下….一个下午过后,房子构想初现雏形,设计师将这些想法分类,将可以实现的圈定出来,暂时实现不了小A记到本子里以备下回翻新参考。完成了这些,小A进一步细化,列出了各项花费、预计完成时间和问题解决方案等,形成若干份执行计划。

编者:

政策作为事业环境因素的一种,是项目管理过程的输入。小A的妻子和设计师既是团队成员,也是项目关键相关方。团队成员通过头脑风暴的方法识别出装修需求,运用专家判断的工具定义范围,将可用经验记录保存为组织过程资产。最终输出项目管理计划及各项子计划(进度、成本、风险等等)。这一阶段在项目管理过程属于规划过程组。

04

计划制定完成后,小A通过咨询朋友、市场调查等方法决定聘请专业施工人员,多方比较之后,选定了城西施工队。他和施工队代表约定每周开会两次,平常时间用电话交流进展。由于需求可能发生变化,范围不稳定,小A和城西施工队签订了工料合同。交换装修说明书之后,施工队投入任务之中。装修开始后,小A时不时会去现场检查施工队是否按图施工,用料是否按约定。由于中途出差,小A将这项检查委托给了妻子,并且告诉了她要检查的各个细节。他们每晚七八点都会在微信群里分享装修进展。

编者:

制定计划后就进入执行阶段。这个阶段涉及执行采购、质量保证、管理沟通等过程。同时,项目管理将”人”也称为”资源”。小A通过资源平衡的方法,让空闲成员加入到执行过程组,实现资源充分利用,保证进度不受影响。

05

在夫妻俩的共同努力下,翻修接近完工,这时候他们发现施工队在窗台私自加了挡雨棚。负责人解释,夏季暴雨季节降至,房子的拐角特殊,加上挡雨棚能避免雨水溅入室内,同时也能和小区其他楼层统一规格。小A查阅了合同,上面并无此项,他估算这个变化会增加一笔预算,就告诉了父母。几个人组队去实地看了邻居们的装修方式,询问是否确实有雨天溅水的问题,最终决定听取施工队的建议,继续挡雨棚的安装。小A从月底奖金拨出这部分费用。

编者:

以上过程涉及控制范围、控制采购、控制成本以及实施整体变更控制等子过程。我们要注意到变更管理是项目管理重要组成部分,做好变更才能更好地控制项目,划分责任界限。以上这些在项目管理中属于监控过程组,监督项目按预定计划进行。

06

房子的翻修终于完成了!小A邀请父母和对方代表一起,按照合同条款核对了施工队的工作量以及工料费用,支付完尾款后,双方在完工证明上签字确认。之后,小A把装修产生的相关票据整理汇总,以便后续提取公积金。在朋友圈表达了喜悦与吐槽、分享了装修经验后,小A小俩口邀请帮忙的各路朋友去大饭店吃喝一通。装修的事到此一段落,他们开始了新生活。

编者:

恭喜小A啊!项目管理中,收尾必不可少。这个过程一般要包含获得客户或发起人的验收、结束采购、进行项目评价、记录经验教训,对文件进行更新归档、团队庆功会和释放项目资源等步骤。至此小A的项目正式完成,接下来小A就转变为”运营团队”,进行日常维护。由于后续并不属于项目管理的范畴,这里不多赘述。

总 结

由小A装修的经历可以看出,项目管理并不是 “高大上”的词汇,相反,它表现在生活的方方面面。当然,真正的项目管理理论框架比案例列举的更丰富,更严谨,我们要做的就是熟悉其中的规律,根据实际需要裁剪,用其指导实践,推进事物高效运转。学习PMP后就会发现,生活处处是项目,人人皆可去管理。

 

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